PROBLEMA
Aggiornato il
UNA RICHIESTA ENTRA,IL PREVENTIVOSI PERDE PER STRADA
Nessuno perde un preventivo. Si perde il filo fra la richiesta e la risposta.
LA RISPOSTA
Raccolgo in un posto solo richieste, preventivi e ricontatti. Ogni trattativa ha una scheda, uno stato visibile e un responsabile. Il preventivo si compila dai dati già raccolti. Il ricontatto parte da sé, con la regola che decidi tu. Automazione di processo: 1.500–10.000 €, IVA esclusa, 2–6 settimane.
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IN BREVE
Automazione di processo: 1.500–10.000 €, IVA esclusa.
Sopra gli 8.000 € precede uno Sprint da 800–2.000 €.
Tempi: 2–6 settimane, dalla specifica alla consegna.
Le email automatiche sono solo le conferme di ricezione.
IL COSTO
COSA COSTA UN PREVENTIVO PERSO
Nessuna di queste voci compare in un bilancio. Si vedono nel calendario di chi lavora, e nelle trattative che si spengono senza una ragione detta.
La richiesta arriva e non ha un proprietario
Entra in una casella condivisa, in un modulo, in chat, al telefono. Ognuno pensa che la segua qualcun altro. Per due giorni non la segue nessuno.
Lo stesso dato riscritto tre volte
Nome, azienda, richiesta e importo passano dall’email al foglio, dal foglio al modello, dal modello al gestionale. L’errore entra al secondo passaggio, perché nessuno rilegge.
Il ricontatto dipende da una memoria
Il secondo colpo chiude buona parte delle trattative. Parte solo se qualcuno se ne ricorda. Nella settimana piena non parte.
Nessuno sa a che punto è una trattativa
Per rispondere a «a che punto siamo con quel cliente» servono tre strumenti e due colleghi. La domanda torna ogni settimana. E ogni settimana costa la stessa mezz’ora.
Il preventivo esce quando il cliente ha già scelto
Tre giorni di ritardo su una richiesta calda non si recuperano con uno sconto. Nel frattempo il cliente ha già la risposta di un altro.
Non si può contare niente
Quante richieste il mese scorso, quante con un preventivo, quante chiuse. Senza un posto solo dove passano tutte, nessuno può dare quei numeri.
COME SI RISOLVE
DALLA RICHIESTA AL RICONTATTO
L’ordine conta. Un promemoria costruito su dati che arrivano da tre posti manda solleciti sbagliati, e li manda in fretta.
Guardo come arriva davvero una richiesta
Modulo del sito, email diretta, telefono, chat, segnalazioni. Quante ne arrivano alla settimana, chi le tocca per prime, dove si fermano.
Faccio un punto d’ingresso solo
Ogni canale finisce nello stesso registro, con gli stessi campi. Moduli ed email ci si riversano da soli. Le telefonate si registrano in trenta secondi, perché a cinque minuti nessuno le registra.
Do uno stato e un responsabile
Nuova, in lavorazione, preventivo inviato, in attesa, chiusa. Uno stato per volta, e un nome accanto. Senza un responsabile lo stato è un’etichetta che invecchia.
Genero il preventivo dai dati raccolti
Il documento si compila dai campi della richiesta, con il tuo modello e la tua numerazione. Chi lo manda controlla e firma, non ricopia.
Metto il ricontatto in mano al sistema
Passati i giorni che decidi tu, la trattativa senza risposta torna in cima. Arriva un promemoria a chi la segue, o un’email già scritta da approvare. La regola è tua, l’orologio è suo.
Provo sulle richieste vere, poi consegno
Faccio girare il sistema sulle richieste reali, con un registro e un avviso quando qualcosa non passa. Poi scrivo le istruzioni per chi lo userà ogni giorno.
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LA CONSEGNA
COSA TI RESTA IN MANO
La mappa di come arrivano oggi
Come entra una richiesta adesso, canale per canale. Con segnati sopra i punti in cui si ferma.
Il registro unico delle richieste
Moduli, caselle e canali collegati a un posto solo. I campi che servono davvero, e nessuno di più.
Stati, responsabili e promemoria
Le regole di avanzamento e di ricontatto, scritte e attive. Non affidate alla memoria di chi c’è quel giorno.
I preventivi generati dal dato
Il tuo modello, compilato dai campi della richiesta. Numerazione e archiviazione senza che nessuno le faccia a mano.
Registro degli errori e avvisi
Lo storico di cosa è passato. Un avviso quando un collegamento smette di funzionare. (E un modo per riprendere a mano quello che non è passato.)
Le istruzioni operative
Una pagina per chi lo usa ogni giorno. Cosa fa il sistema, cosa resta in mano tua. Cosa fare quando qualcosa non torna.
LE CONDIZIONI
FASCIA, TEMPI, COSA SERVE
- Fascia
- Automazioni di processo: 1.500–2.500 € essenziale, 2.500–5.500 € standard, 5.500–10.000 € avanzata. IVA esclusa.
- Tempi
- 2–6 settimane, dalla specifica alla messa in mano. Dipende dai canali da raccogliere e dalle eccezioni da trattare.
- Quando precede uno Sprint
- Sopra gli 8.000 €, con più integrazioni o dati sensibili. Fascia 800–2.000 €, detraibile dal progetto se lo concordiamo in proposta.
- Cosa serve da te
- Gli accessi agli strumenti che usi già. E una persona che possa decidere le regole del ricontatto.
- Fuori dal prezzo
- I piani di CRM, posta e firma restano tuoi. Restano intestati e fatturati a te.
- Dopo la consegna
- L’assistenza mensile va da 250 a 900 €. Non è obbligatoria: si quota sul sistema consegnato.
Un CRM nuovo non serve, se le richieste arrivano in una casella che non è di nessuno.
DOMANDE
- Devo cambiare il CRM che uso già?
- Quasi mai. Il problema non è quale strumento hai. È che nessuno tiene il filo fra la richiesta e il ricontatto. Parto da quello che è già in casa e collego.
- Posso tenere il foglio Excel?
- Può restare, se è lì che la tua squadra guarda i numeri. Ma smette di essere la fonte e diventa una vista: si aggiorna dal registro. Un foglio in cui scrivono in quattro non è un archivio.
- E le richieste che arrivano al telefono?
- Finiscono nello stesso registro, con un modulo corto da compilare mentre sei in linea. La regola è questa: se registrare una richiesta costa più della richiesta, nessuno lo farà. E il sistema comincia a mentire.
- I promemoria automatici non ci fanno sembrare un robot?
- Dipende da chi preme il tasto. Il sistema riporta in cima la trattativa e prepara il testo. A mandare è una persona, che può cambiarlo o fermarlo. Da sole partono solo le conferme di ricezione.
- Quanto tempo serve alla mia squadra?
- Poche ore in tutto. Un paio di conversazioni sul processo, gli accessi, e la revisione delle regole prima che partano. La parte lunga è mia. La parte decisiva è tua: decidere le regole.
- Si può partire da un pezzo solo?
- Sì, ed è quasi sempre la strada giusta. Il pezzo che rende per primo è il registro unico. Senza quello, ogni automazione a valle lavora su dati incompleti. Preventivo e ricontatti vengono dopo, sullo stesso impianto.
Se non sai dire quante richieste sono arrivate la settimana scorsa, il problema è questo. Scrivimi come arrivano oggi. Ti dico da quale pezzo conviene partire.