DIARIO
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QUANTO COSTAIL COPIA-INCOLLA
Nessuno difende il copia-incolla. È che nessuno lo conta.
LA RISPOSTA
Il costo del lavoro manuale si calcola, non si stima. Ti servono tre numeri. Quante volte al mese si ripete il passaggio. Quanti minuti dura una volta cronometrata. Quanto costa all’azienda un’ora di quella persona. Moltiplicali, porta a dodici mesi, poi aggiungi errori e attese.
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IN BREVE
Conta le ripetizioni, non le ore.
Cronometra una volta: le stime a memoria sono basse.
Sotto le 4 ore all’anno, lascialo a mano.
PERCHÉ SFUGGE
IL COSTO DEL LAVORO MANUALE
Il lavoro manuale non ha una riga sua in bilancio. Uno strumento si vede: arriva la fattura, qualcuno la firma, a fine anno si discute se rinnovare. Sei minuti a ricopiare un indirizzo non li vede nessuno: stanno nello stipendio di chi quel giorno ha fatto altre venti cose. In discussione finisce l’abbonamento da poche decine di euro, mai l’ora al giorno di ricopiatura. Il primo ha un numero accanto. Qui do un numero anche alla seconda.
IL CONTO
CINQUE NUMERI, IN QUEST’ORDINE
Ogni numero usa il precedente. Li trovi tutti in azienda. Fallo su un passaggio solo, quello che ti è venuto in mente leggendo il titolo.
Conta le volte, non le ore
Quante volte al mese si ripete: preventivi emessi, fatture ricopiate, ordini inseriti. Il numero sta già in un gestionale, e nessuno ci ha mai messo accanto un costo.
Cronometra una volta sola
Non chiedere una stima a memoria: guarda qualcuno farlo, dal primo file aperto all’ultimo salvato. Le stime escono basse, perché nessuno conta il tempo per ritrovare la finestra giusta.
Metti il costo orario pieno
Non lo stipendio netto: il costo aziendale di quell’ora, contributi compresi. Il commercialista ce l’ha già, ed è più alto di quello che hai in testa.
Moltiplica e porta a un anno
Volte al mese, per minuti a volta, diviso sessanta, per costo orario, per dodici. Ora hai una cifra da mettere accanto a un preventivo.
Aggiungi ciò che il conto non vede
Errori di ricopiatura, attese fra un passaggio e l’altro, la persona che è l’unica a saperlo fare. Sono le voci qui sotto, e quasi sempre superano il conto di partenza.
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LE VOCI NASCOSTE
QUELLO CHE IL CRONOMETRO NON VEDE
Il tempo di esecuzione è la voce più piccola. Le altre non si cronometrano. Le riconosci tutte.
La correzione
Un dato ricopiato male si scopre a valle: una fattura sbagliata, una consegna a un indirizzo vecchio. Rimetterlo a posto dura più che scriverlo la prima volta.
L’attesa
Fra chi finisce e chi comincia passa un’email, e poi mezza giornata. Il lavoro dura sei minuti, il processo due giorni. Il cliente vede il secondo numero.
La verifica
Quando tutti sanno che il passaggio è fatto a mano, qualcuno ricontrolla. È lavoro manuale sopra lavoro manuale, e nel conto di prima non c’era.
La persona sola
Spesso lo sa fare bene una persona sola. Quando è in ferie o cambia lavoro, il lavoro di tutti si ferma e nessuno sa dove riprenderlo.
Le decisioni tardive
Se il numero arriva il martedì dopo, decidi sul numero della settimana prima. Nessun cronometro la misura, ed è quasi sempre la voce che costa di più.
LA SOGLIA
QUANDO CONVIENE NON FARE NIENTE
Il conto serve anche a dire di no. Un passaggio da dieci minuti, due volte al mese, costa 4 ore all’anno: qualunque automazione costa di più. La regola che uso io: se il costo annuo non rientra dentro il primo anno, il passaggio resta a mano. La domanda non è se si può automatizzare: quasi tutto si può. È se quello che togli vale quello che introduci. (A volte il copia-incolla resta la cosa più economica che hai.)
Il copia-incolla non costa perché è difficile: costa perché nessuno lo conta.
DOMANDE
- Non ho il costo orario di quella persona. Come faccio?
- Chiedilo al commercialista: è il costo annuo per l’azienda diviso le ore lavorate davvero. Se non vuoi chiederlo, usa un valore basso e prudente: se il conto tiene, tiene davvero.
- Vale la pena togliere un passaggio da cinque minuti?
- Dipende solo da quante volte si ripete. Cinque minuti una volta al mese sono un’ora all’anno. Venti volte al giorno sono settimane intere in dodici mesi.
- Nel conto devo mettere anche il costo dell’automazione?
- Sì, e anche quello che viene dopo. Quando cambia uno strumento collegato, qualcosa va rimesso a posto. Se lascio fuori quella voce, il confronto è truccato a mio favore.
- Da quale passaggio conviene partire?
- Da quello con il numero più alto, non da quello che dà più fastidio. Raramente sono lo stesso: quello che costa davvero è breve e si ripete cento volte senza che nessuno lo noti.
- E se il conto viene basso?
- Allora hai speso mezz’ora e hai un motivo scritto per non spendere altro. Parecchi dei progetti che non faccio partire nascono da un conto così.
Fai il conto su un passaggio solo, con i tuoi numeri. Se la cifra ti sorprende, scrivimi qual è il passaggio. Ti dico se vale la pena toglierlo o lasciarlo dov’è.